IB - Recept

[insbud]

Wstęp

Aplikacja IB-Recept stanowi system recepcyjny, który zapewnia skuteczną kontrolę ich dostępu oraz poprawę warunków bezpieczeństwa we wszystkich pomieszczeniach, w których się one znajdują.
Połączone z interfejsem dostępowym elektrozamki, otwierane za pomocą karty zbliżeniowej, która gwarantuje dostęp wszystkim użytkownikom do szafek w danym pomieszczeniu (zgodnie z rezerwacją szafek). System ten może mieć zastosowanie min. w ośrodkach rehabilitacyjnych, basenach kąpielowych oraz ośrodkach spa.

Posiada ona następujące funkcjonalności:
- dodawanie kart dostępu
- dodawanie gości
- wydawanie karty gościowi oraz jej zwalnianie
- rezerwacja oraz zwalnianie szafki
- wydruk faktury dla gościa
- wydruk karty pobytu
- wydruk statystyk gościa.

Praca z systemem recepcyjnym.

Informacje ogólne.

Rozpoczynając pracę z systemem recepcyjnym należy zapoznać się z następującymi pojęciami:

- karta
- przenośny czytnik kart
- interfejs dostępowy

Aby dostać się do szafek zastosowano dwa rodzaje kart dostępowych:
tradycyjna karta dostępowa (rys. 3.1.)
karta w postaci breloka (np. do kluczy - rys. 3.2.)

rys. 3.1. Tradycyjna karta dostępowa.

rys. 3.2. Karta - brelok.

Zastosowane karty mogą być dostosowane do wymagań klienta. Karta może być gładka lub kolorowa, można na niej wydrukować logo firmy bądź dane posiadacza karty. Karty mogą również przyjmować różne kształty (jak np. karta w kształcie breloczka - praktyczne rozwiązanie dla stałych klientów bądź dla pracowników).
Karty przeznaczone dla pracowników mogą mieć szersze zastosowanie np. oprócz tradycyjnego otwierania szafki na ubrania mogą pełnić funkcje elektronicznego podpisu listy obecności. System loguje każde otwarcie szafki pracownika. Różnicę pomiędzy pierwszym a ostatnim logowaniem w danym dniu można wykorzystać do zliczania czasu pracy.

Przenośny czytnik kart - jest to urządzenie z służące do aktywowania numeru karty przed wydaniem gościowi. Przenośnych czytnik ów kart może być wiele - każdy pracownik recepcji może mieć przyporządkowany inny czytnik.

rys. 3.3. Przenośny czytnik kart (wymiary: 105x70x13 mm)

Elektroniczny interfejs dostępowy - jest to urządzenie znajdujące się w szatni służące do otwierania szafek. Po przyłożeniu karty magnetycznej do interfejsu na wyświetlaczu zostanie wyświetlony na czerwono numer szafki zarezerwowany dla danej karty oraz nastąpi otwarcie szafki. W jednym pomieszczeniu może być wiele interfejsów co ułatwia dostęp do szafek wielu gościom jednocześnie. Wszystkie interfejsy działają tak samo każdy do którego przyłożymy kartę dostępu w danym pomieszczeniu wskaże ten sam numer zarezerwowanej szafki.

rys. 3.4. Elektroniczny interfejs dostępowy (wymiary: 58x188x20 mm)

Konfiguracja programu

Tworzenie nowej konfiguracji aplikacji.

rys.1.1. Okno główne aplikacji.

Po uruchomieniu aplikacji pojawi się główne okno dialogowe przedstawione na rysunku 1.1. Z menu „Aplikacja” należy wybrać pozycję „Nowa”, wówczas wyświetli się okno dialogowe „Preferencje” pokazane na rysunku 1.2. Dane należy wypełnić zgodnie z dokumentacją rozruchową.

rys.1.2. Okno dialogowe "Preferencje".

W sekcji "Baza danych" dostępne są :

- Nazwa hosta - należy podać adres urządzenia, na którym uruchomiona jest baza danych systemu.
- Numer portu jest to numer portu TCP, na którym nasłuchuje usługa bazy danych (dla MySQL domyślnie jest to port 3306, chociaż może być inny).
- Nazwa użytkownika – domyślnie dla systemu to ibvlep_rcp – zostanie użyta do zalogowania się do bazy danych.
- Hasło - należy podać zgodnie z dokumentacją rozruchową.

W sekcji „Logi” dostępne są:

- Wyjście - zawiera trzy opcje:
* „None” wyłącza system logowania.
* „Console” loguje komunikaty na konsolę aplikacji
* „File” pozwala na logowanie komunikatów do pliku.
- Poziom określa co ma zostać logowane:
* „Trace” generuje szczegółowo komunikaty
* „Critical” generuje tylko krytyczne komunikaty.


Po kliknięciu przycisku „OK”, jeżeli wprowadzono poprawne dane, aplikacja nawiąże połączenie z bazą danych i uaktywni pozycje menu:

- „Karta”,
- ”Gość”,
- „Rezerwacja” oraz
- „Recepcja”.

W przypadku niepowodzenia, pokaże się komunikat przedstawiony na rys. 1.3.

rys.1.3. Komunikat o błędzie.

Po nawiązaniu połączenia z bazą na pasku tytułu pojawi się znak „*” oznaczający, że bieżąca konfiguracja nie została zapisana (bądź została zmieniona). Można ją zapisać poprzez wybór z menu „Aplikacja” pozycji „Zapisz” lub „Zapisz jako”. Wyświetlone zostanie okno dialogowe w celu wprowadzenia ścieżki do tworzonej konfiguracji. Konfiguracja zostaje zapisana w pliku o rozszerzeniu „*.ibr”.

Otwieranie istniejącej konfiguracji aplikacji.

Po uruchomieniu aplikacji, z menu „Aplikacja” należy wybrać opcję „Otwórz”. Wyświetlone zostanie wówczas okno dialogowe, w którym należy wybrać zapisaną wcześniej konfigurację w pliku „*.ibr”.
Po zatwierdzeniu przyciskiem „OK”, wczytana zostanie konfiguracja z wybranego pliku i (o ile jest ona prawidłowa) po połączeniu z bazą danych zostaną uaktywnione wszystkie pozycje menu.


Zmiana bieżącej konfiguracji.

Jest możliwa, gdy aplikacja posiada poprawną konfigurację. W celu zmiany bieżącej konfiguracji z menu „Ustawienia” należy wybrać pozycję „Preferencje”. Wyświetlone wówczas zostanie okno dialogowe pokazane na rysunku 1.2. Po zmianie ustawień, połączenie z bazą zostanie przeładowane a zmienioną konfigurację można zapisać w miejsce bieżącej (CTRL+S) bądź jako nową (CTRL+SHIFT+S).

Pomoc.

Okno Informacyjne.

Opcja „O aplikacji...”, po wybraniu której wyświetli się okno przedstawione na rys. 2.1.

rys.2.1. Okno informacyjne o aplikacji.

Okno to zawiera między innymi informację o wersji aplikacji oraz o wymaganej wersji bazy danych systemu recepcyjnego. Jeżeli po nawiązaniu połączenia z bazą danych wymagana wersja systemu recepcyjnego bazy danych nie będzie się zgadzała z bieżącą, wówczas aplikacja zgłosi komunikat o błędzie i nie nawiąże połączenia.



Dodawanie nowej karty


Po wybraniu z menu „Karta” pozycji „Dodaj nową...” wyświetlone zostanie okno dialogowe pokazane na rysunku 3.5. W polu „Numer karty” należy wpisać dziesięcio cyfrowy numer nowo dodawanej karty lub przyłożyć kartę do przenośnego czytnika kart (system sam wczyta numer karty).

rys.3.5. Okno dialogowe Karta.

Zaznaczenie „Karta jest aktywna” pozwala wydać daną kartę użytkownikowi. Jeżeli dana karta nie została aktywowana to nie można jej użyć w systemie.

rys. 3.6. Wczytanie numeru karty po przyłożeniu do czytnika kart.

Po kliknięciu przycisku „OK”, karta zostanie dodana do bazy danych systemu.


Wydawanie karty gościowi

Z menu „Recepcja” należy wybrać opcję „Wydaj kartę”. Wyświetlone zostanie wówczas okno realizujące tą funkcjonalność. Pierwsza strona to „Wybór karty” pokazana jest na rysunku 3.7.

rys.3.7. Okno dialogowe wybór karty.

W polu „Numer karty” należy wpisać (lub wczytać za pomocą przenośnego czytnika kart) numer aktywnej, nie przydzielonej jeszcze żadnemu gościowi karty. Tylko wtedy zostanie uaktywniony przycisk „Dalej”. Po kliknięciu, zostanie wyświetlone „Dodawanie/wybór gościa” - rys 3.8.

rys.3.8. Okno dialogowe wybór gościa.

Po wprowadzeniu poprawnego numeru PESEL, w oknie zostaną pokazane dodatkowe kontrolki. Gdy w bazie danych istnieje już gość, który posiada wprowadzony numer PESEL, wówczas zostaną wyświetlone pola zawierające dane gościa (bez możliwości ich edycji) rys 3.9.(jeden gość może posiadać kilka kart dostępowych).

rys.3.9. Okno dialogowe wybór istniejącego gościa cd.

W przypadku, gdy wprowadzony zostanie poprawny numer PESEL lecz nie jest jeszcze zarejestrowany w bazie, wtedy zostanie wyświetlona karta, pokazana na rysunku 3.10. Karta ta posiada edytowalne pola pozwalające na wprowadzenie danych dla nowo dodawanego gościa.

rys.3.10. Okno dialogowe dodawanie nowego gościa.

Zarówno dla nowego gościa jak również istniejącego, po kliknięciu przycisku „Dalej”, zostanie przydzielona nowa karta (jeżeli dany gość nie istniał jeszcze w systemie, to najpierw zostanie on dodany) i zostanie wyświetlona strona podsumowująca operację – rysunek 3.11

rys.3.11. Podsumowanie operacji wydania kary gościowi.

Jeżeli proces dodawania gościa zostanie zkończony wówczas nie ma możliwości powrotu do poprzednich stron, gdyż baza danych została już zaktualizowana. W celu dokończenia rejestracji gościa należy kliknąć przycisk „Zakończ”. W przypadku błędu, zostanie on wyświetlony w polu „Status operacji”.


Wydana gościowi karta nie ma przydzielonej żadnej szafki. Po przyłożeniu karty do interfejsu dostępowego, system automatycznie przydzieli tej karcie szafkę w danym pomieszczeniu na okres dwóch godzin (wartość tą można ustalić/zmienić zgodnie z oczekiwaniami klienta). Od momentu przydziału, kiedy karta zostanie przykładana do interfejsu dostępowego w danym pomieszczeniu, będzie cały czas otwierała tą samą szafkę (na wyświetlaczu interfejsu dostępowego pojawia się numer przydzielonej szafki np: „24”). Jeżeli nie ma wolnych szafek, to przydział szafki się nie powiedzie (na wyświetlaczu czytnika zostanie wyświetlone „----”). Po upływie dwóch godzin, przydział szafki straci ważność i po przyłożeniu karty do czytnika nastąpi nowy przydział szafki (niekoniecznie tej samej).
Z uwagi na fakt , że w danym budynku może znajdować się wiele pomieszczeń, wyposażonych w szafki z elektrozamkiem, aby poprawić komfort klienta dla jednej karty może być zarezerwowanych jednocześnie kilka szafek (ale tylko po jednej w danym pomieszczeniu).

rys. 3.12. Wczytanie numeru szafki po przyłożeniu karty do interfejsu dostępowego.

Zdanie karty przez gościa

Gdy gość zdaje kartę do recepcji, wówczas należy z menu „Karta” wybrać opcję „Zwolnij...”. Wówczas zostanie wyświetlone okno dialogowe, pokazane na rysunku 3.13. (Dany gość może dostać więcej niż jedną kartę).

rys.3.13. Okno dialogowe zwalniające kartę przydzieloną gościowi.

Zaznaczenie numeru karty przy danym przydziale (bądź przy kilku przydziałach) i kliknięcie przycisku „OK” spowoduje dezaktywację danego przydziału (przydziałów) karty oraz dezaktywację powiązanych z nim rezerwacji szafek.

Pole „Filtr” pozwala na filtrowanie wyświetlanych pozycji w kontrolce tabeli poprzez wpisanie numeru karty ręcznie lub wczytanie z przenośnego czytnika kart.


Dodawanie nowego gościa.
Z menu „Gość” należy wybrać opcję „Dodaj nowego gościa...”. Wyświetlone wówczas zostanie okno dialogowe, pokazane na rys. 3.14.

rys.3.14. Okno dialogowe dodawania nowego gościa.

Po wypełnieniu wszystkich pól (pola Imię oraz PESEL są obowiązkowe) należy wcisnąć przycisk OK.

Edycja gościa.

Aby edytować dane gościa należy z menu „Gość” należy wybrać opcję „Edycja Gościa..” – rysunek 3.15

rys.3.15. Okno dialogowe wyboru gościa do edycji.

Edycja danych gościa następuje po wybraniu odpowiedniej pozycji na liście i kliknięciu "Edytuj".
Wprowadzone zmiany należy zatwierdzić przyciskiem "OK".

Rezerwacja szafki.

Aby rozpocząć rezerwację szafki, z menu Rezerwacja należy wybrać opcję „Rezerwacja szafki”. Pojawi się okno ze stroną startową wyboru karty, która będzie otwierała szafkę. Pokazano ją na rysunku 3.16.

rys.3.16. Okno dialogowe wyboru karty niezbędnej do rezerwacji szafki.

Kliknięcie opcji „Dodaj nową..” spowoduje wyświetlenie okna dialogowego, pokazanego na rysunku 3.1, którego funkcjonalność została opisana w rozdziale "Dodawanie nowej karty".

Po kliknięciu przycisku „Dalej” wyświetlona zostanie jedna ze stron, przedstawionych na rysunkach 3.17. oraz 3.19.

rys.3.17. Strona z informacją o przydziale danej karty do użytkownika.

Strona ta zostanie wyświetlona, gdy dana karta jest już przydzielona danemu gościowi. Jest ona czysto informacyjna. Kliknięcie na niej przycisku „Dalej”, spowoduje wyświetlenie strony pokazanej na rysunku 3.18, gdzie można ustawić czas, na który chcemy zarezerwować daną szafkę. Strona ta zostanie opisana w dalszej części rozdziału.

rys.3.18. Specyfikacja okresu rezerwacji szafek – rezerwacja szafki.

Rezerwacji można dokonać od:
- zaraz (zaznaczając opcję „teraz”) bądź
- podając datę i godzinę rozpoczęcia rezerwacji danej szafki.

Rezerwacja może trwać do:
- „Bez ograniczeń” - oznacza , ze dana szafka jest zarezerwowana dla danego klienta bez ograniczenia czasowego (np. dla pracowników).
- wybranej daty i godziny zakończenia rezerwacji danej szafki.

W przypadku gdy wybrana karta nie jest przydzielona do żadnego gościa, zostanie wyświetlona poniższa strona.

rys.3.19 Strona wyboru lub dodania nowego gościa.

Wybór istniejącego lub dodawanie nowego gościa.
Dodanie nowego gościa następuje przez przycisk „Dodaj nowego...”. Pojawi się wówczas okno dialogowe, które zostało przedstawione na rysunku 3.14 oraz opisane w rozdziale "Dodawanie nowego gościa".

Kliknięcie przycisku "Dalej", spowoduje wyświetlenie strony pokazanej na rysunku 3.20, na której można określić typ przydziału (karta wydana na prawach serwisowych - tylko dla pracowników).

rys.3.20. Określanie typu przydziału karty – rezerwacja szafki.

Serwisowy przydział karty, może być przyznany np. pracownikowi obsługi (który również w systemie jest określany mianem gościa). Okres ważności przydziału serwisowego, może kolidować z przydziałem standardowym dla danej szafki. Czyli szafka w danym czasie może być otwierana przez wiele przydziałów , tzn. że szafka w danym czasie może być otwierana przez wiele przydziałów serwisowych, lecz tylko przez jeden przydział standardowy. Przydział serwisowy opracowano w celu obsługi sytuacji awaryjnych (w której wymagany jest natychmiastowy dostęp do danej szafki). Karty na prawach serwisowych przekazywane są zazwyczaj pracownikowi obsługi. Aby wydać kartę serwisową należy zaznaczyć opcję „Dla celów serwisowych”. Kliknięcie przycisku „Dalej” spowoduje przejście do strony pokazanej na rysunku 3.18 – "specyfikacja okresu rezerwacji szafek". Strona ta definiuje okres na jaki chcemy przydzielić szafkę (szafki) dla danej karty. Po wypełnieniu pól kontrolnych i kliknięciu przycisku "Dalej", nastąpi przejście do strony wyboru szafek, pokazanej na rysunku 3.21.

rys.3.21. Wybór szafek – rezerwacja szafki.

Dostępne szafki wyświetlane są w formie drzewa oraz pogrupowane w pomieszczenia, w których się znajdują. W danym pomieszczeniu oraz danym czasie, dana karta może otwierać najwyżej jedną szafkę, więc jeżeli dla danej karty istnieje już rezerwacja w jednym (lub kilku pomieszczeniach)to pomieszczenie nie znajdzie się w drzewie wyboru. Nie znajdą się w nim również szafki, których aktywny okres rezerwacji koliduje z wymaganym. Szafki w pomieszczeniach posortowane są zgodnie z zasadą , że w pierwszej kolejności dostępne są szafki nie przydzielone nikomu, a następnie te, których przydział jest najodleglejszy w czasie w stosunku do wymaganego przydziału czasowego.

Aby dokonać rezerwacji szafki należy zaznaczyć właściwy numer szafki w odpowiednim pomieszczeniu (zaznaczyć można jedynie jedną szafkę w danym pomieszczeniu – np. dla jednego gościa na jedną kartę zarezerwowano jedną szafkę w pomieszczeniu „ szatnia męska pacjentów” oraz jedną szafkę w pomieszczeniu „krio”).
Kliknięcie przycisku „Dalej”, spowoduje wyświetlenie podsumowania – rysunek 3.22.

rys.3.22. Podsumowanie – rezerwacja szafki.

Po kliknięciu przycisku „Zakończ”, w systemie zostaną zapisane zmiany.

Zwolnienie rezerwacji szafki.

Aby zwolnić pojedynczą szafkę, z menu „Rezerwacja” należy wybrać opcję „Zwolnij szafkę...”.

rys.3.23. Okno dialogowe zwalniające szafkę.

Żeby zwolnić daną szafkę (bądź szafki) należy zaznaczyć daną pozycję i kliknąć przycisk OK. Dla ułatwienia nawigacji zostało dodane pole "Filtr"
Przydzielenie danej karcie konkretnego czasu ważności nie ma wpływu na jej wcześniejsze zwolnienie.



Faktura.
Z menu „Recepcja”, należy wybrać opcję „Faktura”, wyświetlone zostanie okno wyboru gościa, któremu chcemy wystawić fakturę. Pokazano je na rysunku 3.24.

rys.3.24. Okno dialogowe wyboru gościa w celu wystawienia faktury.

Po zaznaczeniu gościa i kliknięciu przycisku OK (lub dwukrotnym kliknięciu na klienta w tabeli), pokazane zostanie okno, przy pomocy którego wprowadzamy dane do faktury. (Rys. 3.25)

rys.3.25. Okno dialogowe wprowadzania danych dla faktury.

Kliknięcie przycisku „Drukuj” spowoduje wyświetlenie urządzeń drukujących, kliknięcie OK spowoduje wydrukowanie faktury.

Funkcjonalność tej opcji może być rozbudowana pod indywidualne wymagania klienta.

Karta pobytu.

Z menu "Recepcja" należy wybrać opcję „Karta pobytu”, wyświetlone zostanie wówczas okno wyboru gościa, któremu chcemy wystawić kartę pobytu (rysunek 3.17). Pole filtr zawęża wybór, w celu ułatwienia nawigacji. Po zaznaczeniu gościa i kliknięciu przycisku OK (lub dwukrotnym kliknięciu na klienta w tabeli), pokazane zostanie okno prezentujące kartę pobytu wybranego gościa.

Kliknięcie przycisku „Drukuj” spowoduje wyświetlenie wyboru drukarki, po czym kliknięcie OK spowoduje wydrukowanie danej karty.(rys. 3.26)

rys.3.26. Karta pobytu.

Statystyki.
W celu podglądu statystyk wybranego gościa należy z menu "Recepcja" należy wybrać opcję „Statystyki” (rysunek 3.24). Po zaznaczeniu gościa i kliknięciu OK (lub dwukrotnym kliknięciu na klienta w tabeli), pokazane zostanie okno prezentujące statystyki. Kliknięcie przycisku „Drukuj” spowoduje wyświetlenie wyboru drukarki, po czym kliknięcie OK spowoduje wydrukowanie statystyk.(rys. 3.27)

rys.3.27. Statystyki gościa.